مزایا و معایب دفتر کار مجازی
مزایا و معایب دفتر کار مجازی، آیا باید از دفتر کار مجازی استفاده کنیم؟
دفتر کار مجازی یا Virtual Office یکی از سرویس‌های جدیدی است.که در این روزهای کرونایی نیاز به آن بیشتر احساس می‌شود. هر کسب و کاری به یک دفتر کار نیاز دارد تا با کارکنان بتوانند با هم و با مشتریان در ارتباط باشند. دفترکارهای فیزیکی محدودیت‌های زیادی دارند .و به یک دغدغه جدی برای کسب وکارهای کوچک و استارتاپ ها تبدیل شده‌اند. در چنین شرایطی تکنولوژی بار دیگر به کمک ما آمده تا با ارتباط از راه دور پایدار این مشکلات را حل کند. اما تکنولوژی‌های جدید مانند دفاتر مجازی و تلفن‌های ابری هیچگاه بدون عیب نبوده‌اند. برای بررسی مزایا و معایب دفتر کار مجازی در ادامه این مطلب همراه طاها اس ام اس باشید.
معایب و مزایای دفتر کار مجازی یا Virtual office
دفتر کار مجازی بدون نیاز به یک آدرس فیزیکی و اجاره یا خرید محل کار، فضای کاری مناسبی برای کارمندان و ارتباط آن‌ها با مشتریان ایجاد می‌کند. با داشتن یک دفتر کار مجازی، کارمندان می‌توانند از هرجایی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.و هیچ محدودیتی برای دورکاری وجود ندارد. از طرفی این دفتر کار اینترنتی همه خدماتی که در یک دفتر کار فیزیکی ارائه می‌شود را در خود جای داده است.
آدرس پستی، خدمات پاسخگویی تلفنی، اتاق جلسات و ویدیو کنفرانس بخشی از امکانات دفتر کار مجازی هستند. اما این دفاتر محدودیت‌ها و معایبی دارند که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به کاهش سطح نظارت بر کارکنان و کاهش بهروه روی کارمندان اشاره کرد.
مزایای استفاده از دفاتر اینترنتی و مجازی برای شرکت‌ها
احتمالاً تا همینجا نیز متوجه مزایای فوق العاده دفتر اینترنتی شده‌اید. علاوه بر قابلیت دورکاری و عدم نیاز به یک دفتر فیزیکی، دفاتر اینترنتی امکانات بسیار جذابی را در اختیار شما قرار می‌دهند. که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
کاهش هزینه‌های دفتر کار با استفاده از دفتر کار مجازی
از دیگر مزایای دفاتر اینترنتی می‌توان به هزینه اندک آن‌ها در مقابل یک دفتر کار سنتی اشاره کرد. استفاده از Virtual office هزینه‌های نگهداری و استخدام نیروی انسانی را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد. از طرفی معمولاً تهیه دفتر کار مجازی نیازی به پرداخت ماهیانه ندارد. و این موضوع هزینه‌های اجاره مکان را از هزینه‌های شرکت حذف می‌کند. انعطاف پذیری بالا و عدم نگرانی از هزینه جا به جایی دفتر نیز یکی دیگر از قابلیت‌های این دفاتر است.
اعتبار بخشیدن به کسب و کارهای کوچک
یک دفتر مجازی می‌تواند آدرس پستی، پاسخگویی تلفنی و خدمات کنفرانس ویدیوی را با بهترین کیفیت ارائه کند. بنابراین یک کسب و کار کوچک می‌تواند بزرگتر از آن چیزی که هست به نظر برسد. اگر به دنبال افزایش اعتبار خود در نزد مشتریان هستید، انتخاب این نوع از دفاتر ایده خوبی به نظر می‌رسد. قابلیت ایجاد نرم افزارهای مبتنی بر وب نیز قابلیت دیگری است که با استفاده از آن می‌توان به انجام کارها سرعت بخشید. همانطور که افزونه پیامک وردپرس به عنوان یک سرویس اینترنتی خودکار عمل می‌کند بسیاری از بخش‌های دفتر اینترنتی نیز به شکل خودکار کارها را به پیش می‌برند.
معایب دفتر کار مجازی، مشکلاتی که قابل رفع هستند
شرکت‌های سرویس دهنده دفتر کار مجازی ممکن است محدودیت‌هایی را در استفاده از خدمات اعمال کنند. برای مثال ممکن است تعداد استفاده از اتاق کنفرانس یا تعداد شرکت کننده‌ها در کنفرانس محدود شده باشد. همچنین ممکن است برای استفاده از خدمات کنفرانس از راه دور یا کنفرانس ویدیویی هزینه‌های اضافی دریافت شود. با انتخاب یک شرکت خدمات دهنده معتبر می‌توانید این معایب را برطرف کنید.
دورکاری مزیت یا معضل؟ مدیریت دفاتر اینترنتی نیاز به توجه بیشتری دارد
مشکل دیگر دفتر کار اینترنتی بیشتر به فرهنگ کاری کارکنان مرتبط است. دورکاری، شرایط جدیدی است که بسیاری از کارکنان با آن آشنایی ندارند. وجود حواس پرتی ناشی از کار در خانه ممکن است باعث کاهش بهره وری کارکنان شود. و میزان کارایی آن‌ها به اندازه دفتر کار فیزیکی نباشد. از طرفی تهیه گزارش‌های شفاف نیز ممکن است کمی دشوار باشد. از آنجایی که نظارت بر کار کارکنان کمی سخت‌تر می‌شود احتمال بروز این مشکل نیز وجود خواهد داشت. با این حال استفاده از سرویس‌های جانبی می‌تواند این مشکل را حل کند. برای مثال اگر از خدمات پنل اس ام اس طاها اس ام اس استفاده کنید می‌توانید همواره گزارش‌های شفافی از عملکرد خود تهیه کنید.
دفتر کار مجازی مناسب چه کسانی است؟
دفاتر اینترنتی با هدف خدمات رسانی به مشتریان ایجاد شده‌اند اما محدود به یک مکان فیزیکی ثابت نیستند. این نوع از دفاتر به خصوص در بین شرکت‌های نوپا و مشاغل کوچکی که می‌خواهند هزینه‌های اضافی را به حداقل برسانند بسیار محبوب است. قابلیت ایجاد نرم افزارهای مناسب دفاتر کاری و مبتنی بر وب، مانند کنفرانس ویدیویی به رشد دفاتر مجازی در بین شرکت‌های بزرگ نیز کمک کرده است. شرکت‌های مختلف می‌توانند با راه اندازی دفتر کار مجازی و تهیه تلفن مجازی از قابلیت‌های بسیار ویژه‌ای بهره مند شوند.
با استفاده از دفتر کار مجازی، کارکنان می‌توانند در هرجایی که هستند همانند یک کارمند ثابت در دفتر فعالیت داشته باشند و شرکت‌ها مجبور به استخدام افراد در یک شهر یا مکان خاص نیستند. با افزایش دورکاری خصوصاً در دوران کرونا، مزایای دفتر کار مجازی نیز بیشتر شده است.
